WSZYSTKO O WYDATKACH
27.08.2013

Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące wydatków ponoszonych z kwoty stypendium, mamy nadzieję, że okażą się przydatne. W zależności od pojawiających się pytań będziemy na bieżąco uzupełniać niniejsze kompendium.

Miłej lektury!

Przystępując do wydatkowania kwoty stypendium, należy w pierwszej kolejności pamiętać, że otrzymane stypendium należy wykorzystać w całości w okresie jego pobierania (od września do czerwca) na cele edukacyjne wskazane we Wniosku IPRE. Decyzje w sprawie konkretnych wydatków podejmuje stypendysta/stypendystka w porozumieniu z rodzicem/opiekunem prawnym oraz w uzgodnieniu z nauczycielem-opiekunem dydaktycznym. W przypadku wystąpienia wątpliwości na temat zasadności planowanego wydatku należy zwrócić się do Biura Projektu z pisemnym zapytaniem dotyczącym konkretnego wydatku. Należy pamiętać, iż w przypadku stwierdzenia na podstawie składanych przez stypendystów i ich nauczycieli-opiekunów dydaktycznych dokumentów sprawozdawczo-rozliczeniowych, że stypendysta/stypendystka wydatkuje stypendium niezgodnie z przeznaczeniem, Województwo Łódzkie – Departament Kultury i Edukacji może zażądać zwrotu kwoty stypendium równej zakwestionowanemu wydatkowi.

UWAGA! Stypendia przyznawane są na dany rok szkolny, na okres 10 miesięcy (od pierwszego września do trzydziestego czerwca roku następnego). Ze względu na konieczność dopełnienia takich formalności jak podpisanie Umowy stypendialnej, które odbywa się w grudniu, pierwsza transza wypłacana jest w grudniu - są to środki stypendialne za miesiące od września do listopada. Wydatki ponoszone w ramach przyznanego stypendium należy wykazać w dokumentach sprawozdawczo-rozliczeniowych już od miesiąca września.

1. Czy wydatki poniesione na bilet miesięczny stypendysty/stypendystki można pokryć z kwoty stypendium?
Z przyznanego stypendium można pokryć jedynie koszt dojazdu komunikacją miejską na zajęcia dodatkowe np. na olimpiady, konkursy, wystawę z dziedziny nauki i techniki (np.: do Centrum Nauki Kopernik); w przypadku dojazdu prywatnym samochodem rozliczenie następuje na podstawie oświadczenia Przewoźnika krajowego o koszcie dojazdu do miejsca docelowego jego środkiem transportu wraz z prowadzoną ewidencją przejazdów, która obejmuje minimum: datę przejazdu, trasę przejazdu, informację czy przejazd jest w jedną czy w dwie strony oraz cel przejazdu (rozliczany jest tylko koszt dojazdu stypendysty).
Nie dotyczy to opłacenia ze stypendium innych biletów, np.  do Łodzi w związku z podpisaniem Umowy stypendialnej, gdyż trudno w tej sytuacji uzasadnić jego zakup na cel edukacyjny.

2. Czy przyznane stypendium można wykorzystać na opłacenie wyjazdu na obóz, kolonie, wycieczki szkolne?
Opłacenie z kwoty stypendium wyjazdów szkolnych, kolonii czy obozów jest możliwe, jeżeli poniesione wydatki zostaną prawidłowo uzasadnione i wykaże się w składanym sprawozdaniu bądź rozliczeniu, że wyjazd ten np. związany był z poszerzaniem wiedzy, rozwojem zdolności i umiejętności w zakresie przedmiotów kierunkowych, służył osiąganiu zaplanowanych celów bądź wpłynął na realizację zaplanowanych działań, wskazanych w IPRE.

3. Czy w przypadku zakupu biletu na wyjazd edukacyjny można z kwoty stypendium pokryć przejazd rodzica/opiekuna?
Kwota stypendium w tym przypadku nie będzie mogła zostać przeznaczona na opłacenie przejazdu rodzica/opiekuna, ponieważ wydatki mogą dotyczyć jedynie stypendysty/stypendystki.

4. Jakie dokumenty potwierdzają wydatki poniesione z kwoty stypendium?
Wszystkie zakupy poczynione ze środków stypendialnych muszą być udokumentowane poprzez:
a. fakturę,
b. rachunek,
c. paragon,
d. inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej,
e. umowę z organizatorem (np. w przypadku wyjazdu na obóz edukacyjny lub językowy) wraz z dowodem zapłaty.
Należy również zwrócić uwagę, czy z w/w dokumentów wynika poniesiony wydatek, jeżeli jest opatrzony jedynie datą i kwotą, to należy na nim jeszcze dopisać, na co został poniesiony. Wszelkie faktury lub rachunki, dokumentujące poniesione wydatki, zwłaszcza w przypadku osób niepełnoletnich bądź w sytuacji, kiedy nie mogą być wystawione na stypendystę/ stypendystkę, np. rachunki za Internet, mogą być wystawione na rodziców/opiekunów prawnych.

5. Czy do składanych sprawozdań bądź rozliczenia wydatków należy dołączać dowody poniesionych wydatków?
Dowodów potwierdzających poniesione wydatki z kwoty stypendium nie trzeba dołączać do składanych sprawozdań bądź rozliczenia wydatków, należy je jedynie przechowywać przez okres wskazany w Umowie stypendialnej na wypadek wezwania do ich przedstawienia.

6. Czy po otrzymaniu stypendium istnieje możliwość zmiany planów, które zostały określone w Indywidualnym Planie Rozwoju Edukacyjnego?
Stypendyści/stypendystki przede wszystkim powinni realizować plany edukacyjne i wydatki, które zostały określone we wniosku stypendialnym. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych nie ma możliwości realizacji części z tych planów, istnieje możliwość ich modyfikacji w Sprawozdaniach bądź Rozliczeniu wydatków składanych okresowo do Biura Projektu.
W w/w dokumentach można opisać nowe, dodatkowe plany i zamierzenia stypendysty/stypendystki, które nie zostały wpisane w IPRE (Indywidualny Plan Rozwoju Edukacyjnego) w momencie składania wniosku, a które ten plan poszerzają lub częściowo zmieniają. Zatem plan wydatków wskazany we wniosku IPRE może ulec pewnym modyfikacjom, jednak zawsze to musi być wydatek na cele edukacyjne, związany ze ścieżką rozwoju edukacyjnego, wskazaną we wniosku, poszerzaniem wiedzy stypendysty/stypendystki, czy też zainteresowaniami i umiejętnościami, które planuje się rozwijać dzięki otrzymanemu stypendium.

7. Na co w szczególności mogę przeznaczyć stypendium?
Stypendium powinno zostać w całości przeznaczone wyłącznie na realizację celów edukacyjnych wymienionych w IPRE (Indywidualnym Planie Rozwoju Edukacyjnego), zgodnych z Katalogiem wydatków na rok szkolny 2013/2014, związanych z poszerzeniem wiedzy, rozwijaniem zdolności i umiejętności.

8. Czy ze środków stypendialnych można kupować sprzęt komuterowy/ multimedialny?
Ze środków przyznanego stypendium można zakupić sprzęt komputerowy/ multimedialny. Jednakże niedopuszczalne jest dublowanie danego wydatku w stosunku do lat poprzednich.

Przykładowe wydatki na cele edukacyjne
: zakup podręczników, lektur szkolnych, sprzętu komputerowego i innych specjalistycznych pomocy naukowych, a także uczestnictwo w kursach językowych, obozach naukowych, wycieczkach edukacyjnych itp. (zgodnie z przykładowym katalogiem wydatków edukacyjnych).

Przykładowe wydatki, które nie mogą zostać pokryte z kwoty stypendium: zakup obuwia, ubrania, telefonu komórkowego, opłacenie rachunków za korzystanie z telefonu komórkowego, wszelkie wydatki poniesione przed wrześniem roku przyznania stypendium.